Nestes tempos dinâmicos, em que as empresas e os profissionais de diversas áreas buscam formas de colaboração mais flexíveis e viáveis do ponto de vista financeiro, o chamado home office ganhou destaque.

Entretanto, antes de ser um imperativo econômico, o trabalho em casa já era uma realidade para muita gente, possibilitada pelos avanços tecnológicos e pela noção de que o velho modelo da jornada rígida e do cartão ponto estavam ultrapassados.

Portanto, não é de hoje que muita gente ganha a vida assim, realizando tarefas do conforto de casa (ou de onde estiver), muitas vezes sem vínculo empregatício formal, apenas executando as funções de um freelancer.

Trata-se de uma condição a que muita gente almeja (quem não gostaria de acordar, tomar um bom café e iniciar a jornada de trabalho sem nem precisar botar o pé na rua?), mas que outros entendem como um desafio insuperável.

Para estes últimos, a dificuldade consiste em manter o foco e a produtividade estando em casa, muitas vezes alternando os deveres profissionais com a rotina da casa e dos filhos, sem ter hora para encerrar um e iniciar o outro.

Uma das formas de vencer esse desafio é com organização. Ter um local reservado para efetuar seu home office e mantê-lo arrumado é um predicado para atuar bem nesse ramo de negócio.

Promover a organização do home office não chega a ser um processo complexo, mas existem alguns macetes. No post de hoje, da série “Colocando ordem na casa”, vamos conhecer alguns. Venha conosco.

Avalie o terreno

Se você já atua em regime de home office ou dispõe de um local no apê para executar algum trabalho extra, realizar o administrativo do lar ou, ainda, estudar, deve dispor, ao menos, de uma mesa de ofício.

A julgar pela principal característica do trabalho em casa — seu assento no mundo virtual —, essa tal mesa forçosamente dispõe de um PC ou laptop, uma eventual impressora e alguns papéis.

Via de regra, é o que basta para executar seu trabalho sem maiores distrações. Tudo o mais acaba sendo acessório e inconvenientemente propício à divagação ou procrastinação (palavrinha difícil que significa que estamos “viajando na maionese” em vez de nos ocuparmos com o cronograma do dia).

Sendo assim, comece a organização do home office despachando tudo o que não é necessário de cima de sua mesa. Isso mesmo, retire tudo dali. Em seguida, faça uma triagem, com o objetivo de detectar se há algo que mereça ser preservado (nesse caso, na gaveta; não exatamente sobre a mesa) e quais papéis são inúteis e só agradam às baratas.

Essa etapa é importante e deve ser executada com cuidado: se você é daquele tipo que tem compulsão por jogar coisas fora, muito provavelmente já passou pelo aperto de precisar de um documento e descobrir que o dispensou, tendo como prêmio uma tremenda dor de cabeça.

Saiba onde guardar os papéis

Tudo começa com uma generalização e evolui para um cenário um pouco mais elaborado. Com esta pequena crônica sobre a organização do home office não é muito diferente.

Depois de apregoar a supremacia da escrivaninha sobre todas as coisas, devemos informar que algumas gavetas e nichos são muito bem-vindos no contexto do trabalho “caseiro”.

Sim, afinal, ainda que as virtualidades da vida eliminem uma quantidade razoável de papel, sobra bastante derivado de celulose para arquivar. E, assim, voltamos à questão em aberto do tópico anterior: a triagem da papelada.

Pois há papéis que não se pode prescindir — e é importante que se saiba onde os colocou. Isso requer espaço em armário (se possível, anexo à sua mesa de trabalho para evitar que tenha de cruzar cômodos toda vez que precise arquivar algum) e alguns envelopes de papel pardo (há outras possibilidades, mas essa é suficientemente prática) e caixas de papelão.

De todo modo, quando estiver organizando as papéis, reserve as contas a pagar. Trataremos delas depois. Primeiro, separe os documentos pessoais e guarde-os em um envelope, devidamente etiquetado. Separe também os papéis relativos ao apartamento (notas de condomínio e IPTU pagas). Faça o mesmo com as notas e documentos referentes ao imposto de renda. Esse tipo de coisa não se pode perder.

Quanto às contas pagas, guarde-as em uma pasta sanfonada. Ao final do ano, transfira as notas e recibos para um envelope, identifique-o e guarde (a regra é que fiquem guardadas por cinco anos). Já as contas a pagar devem ser colocadas em um envelope ou nicho à parte, para que não esqueçamos de saldá-las.

Organize as gavetas

Falávamos das contas a pagar, mas não mencionamos onde acomodar os boletos que mensalmente batem à nossa porta. Se você possui gavetas em sua estação de trabalho, aí está um bom lugar.

O problema é que gavetas são locais propícios à desorganização: a gente simplesmente vai largando tudo em seu interior — de papéis a materiais de escritório, passando por coisas sem a menor utilidade que a gente, na falta de lugar melhor para enfiar (a lixeira seria uma boa opção), deposita ali mesmo.

Uma forma de evitar esse expediente é adotando organizadores de gavetas. Esses acessórios compartimentados permitem que se acomode objetos como canetas, clipes e outros materiais de escritório com maior eficiência. Também dá para alojar de modo mais prático as contas a pagar, evitando que você esqueça de liquidá-las ou acabe perdendo um boleto em meio ao fuzuê de papel.

Deixe a mesa desimpedida

Já falamos, de saída, que a estação de trabalho deve conter o mínimo de distração. De fato, não basta se livrar da papelada solta; é necessário evitar ao máximo deixar sobre a mesa objetos sem relação com o trabalho. Ou em excesso.

Por exemplo, para que ter dois porta-canetas ou blocos de notas. Um de cada basta. Da mesma forma, talvez não seja muito conveniente encher o espaço de home office com enfeites e penduricalhos. Os mais puristas, inclusive, desaconselham até porta-retratos. Bem, não sejamos tão restritivos: aquela foto linda da família pode muito bem servir de inspiração, não é verdade?

O truque mesmo é usar critérios minimalistas e se apegar ao essencial. Desse modo, seu horizonte ficará desobstruído e o cérebro mais focado na tarefa a desempenhar. De resto, é estabelecer um cronograma e uma rotina de trabalho, providenciar uma cadeira confortável e se dedicar com afinco ao que precisa ser feito.

E não esqueça que uma musiquinha pode ser uma excelente companhia. Ah!, realize pausas estratégicas e evite virar noites na frente do PC. Assim, ao lado da organização do home office, uma rotina de trabalho equilibrada vai assegurar a produtividade necessária.

Para finalizar, não deixe de acompanhar os outros artigos da série “Colocando ordem na casa”. Por exemplo, que tal dar aquela arrumação na despensa? Faz tempo que a pobrezinha está precisando, não é mesmo? Então, aproveite as dicas deste post e mãos à obra. Boa leitura!

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